Para transcribir una reunión de Teams a texto, inicia la transcripción desde Más acciones (al grabar se activa sola) y confirma el idioma hablado. Al terminar, el organizador la descarga en .docx o .vtt desde la pestaña Resumen del chat. Si tu organización no la permite, transcribe el MP4 de la grabación en tu equipo.
Las tres formas de pasar una reunión de Teams a texto
Teams ofrece su propia transcripción, un resumen con IA en algunas licencias y una grabación MP4 que puedes transcribir aparte. Así se comparan, según la ayuda oficial de Microsoft consultada el 22 de octubre de 2026:
| Transcripción de Teams | Resumen inteligente | Grabación MP4 transcrita en tu equipo | |
|---|---|---|---|
| Qué obtienes | El texto de la reunión con el nombre de quien habla y la marca de tiempo | Notas y tareas de seguimiento generadas con IA a partir de la transcripción | El texto que dé el programa que elijas |
| Qué necesitas | Que la directiva de tu organización permita transcribir | Licencia de Teams Premium o de Microsoft Copilot, y la reunión transcrita | El archivo de la grabación (por defecto lo descarga el organizador) |
| Idioma | El idioma hablado que se confirma al empezar; incluye español (España) y español (México) | El español está entre los idiomas admitidos | El del programa |
| Dónde queda | En el OneDrive del organizador, accesible desde el chat de la reunión | En el resumen de la reunión, dentro de Teams | En tu equipo, si el programa transcribe en local |
| Formato | .docx o .vtt | Texto dentro de Teams | El que dé el programa (Word, subtítulos) |
Si eres el organizador, tu organización tiene la transcripción activada y el texto puede quedarse en su nube, la de Teams es la vía más corta y no necesitas otro programa. La grabación MP4 sirve cuando la transcripción no está disponible para ti o cuando quieres trabajar el texto fuera de Teams.
Cómo iniciar la transcripción en una reunión de Teams
La transcripción se inicia durante la reunión, desde los controles de la reunión en Teams. Los pasos de la ayuda de Microsoft son estos:
- En los controles de la reunión, selecciona Más acciones.
- Elige Transcribir.
- Confirma el idioma en que habla todo el mundo en la reunión.
- Pulsa Confirmar.
Si en lugar de transcribir eliges Grabar en el mismo menú, la transcripción arranca a la vez que la grabación. Todos los participantes ven un aviso de que la reunión se está transcribiendo, y cada uno puede ocultar su nombre en los subtítulos y en la transcripción. Para pararla, vuelve a Más acciones y detén la transcripción o la grabación: cualquiera de las dos la corta. También se detiene sola cuando todos salen de la reunión.
Quién puede iniciarla, verla y descargarla
Lo que puede hacer cada participante con la transcripción depende de su relación con la organización que convoca la reunión:
| Participante | Iniciar y detener | Ver en directo | Ver al terminar | Descargar |
|---|---|---|---|---|
| Organizador | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Persona de la misma organización | Sí | Sí | Sí | No, salvo que el organizador lo permita |
| Persona de otra organización | No | Sí | No | No |
| Participante anónimo | No | No | No | No |
Quien se une a la reunión con una llamada telefónica no ve la transcripción.
Cómo poner la transcripción de Teams en español
Teams transcribe en el idioma hablado de la reunión, que tiene que coincidir con el que usan todos. La lista de Microsoft incluye 57 variantes de idioma, entre ellas español (España) y español (México); elige la que se use en la reunión antes de confirmar.
Si la gente habla en un idioma distinto del configurado, Teams lo detecta y le pide al organizador, a los coorganizadores o a quien inició la transcripción que lo actualice: con Configuración se cambia a mano y con Sí, cámbiela se pasa al idioma detectado. Para cambiarlo a mano (el organizador, los coorganizadores y quien inició la transcripción pueden hacerlo en cualquier momento):
- Selecciona Más acciones en los controles de la reunión.
- Abre la flecha junto al botón de transcripción y elige Mostrar transcripción.
- En el panel de la transcripción, abre la configuración de idioma.
- En Idioma hablado en esta reunión, elige el idioma que se está hablando.
- Pulsa Actualizar.
El cambio afecta a la transcripción y a los subtítulos de todos los participantes. Si en la reunión se mezclan idiomas, la transcripción traducida en directo permite leerla en otro idioma, pero forma parte de Teams Premium y solo se guarda la transcripción original, no la traducida.
Dónde se guarda la transcripción de Teams y cómo descargarla
La transcripción de Teams queda en el OneDrive del organizador y se consulta desde el chat de la reunión. Está disponible en cuanto termina la reunión y sigue ahí hasta que el organizador la elimina. Para descargarla:
- En Teams, abre Chat y entra en el chat de la reunión que ya terminó.
- Selecciona Resumen y después Transcripción.
- Abre la flecha junto al icono de descarga y elige el formato: .docx o .vtt.
Por defecto pueden descargarla el organizador y los coorganizadores; el resto de la organización solo puede verla, salvo que el organizador o las directivas del administrador den permiso a más personas. El archivo .docx se abre directamente en Word. El .vtt es un formato de subtítulos con marcas de tiempo, el mismo que entrega Zoom; lo explicamos en cómo transcribir una reunión de Zoom a texto.
Si la reunión se grabó, la grabación y la transcripción se guardan juntas. Si se grabó pero la transcripción estaba desactivada, la grabación no tiene archivo de transcripción al lado, y al reproducirla en Stream no se pueden activar los subtítulos.
Qué licencia hace falta para transcribir en Teams
En Teams de trabajo o educativo, la transcripción depende de una directiva que controla el administrador. Esa opción, llamada Transcripción, viene activada por defecto en las directivas de reunión nuevas, y tienen que tenerla tanto el organizador como quien inicia la transcripción. Para grabar, la ayuda de Microsoft enumera las licencias que lo permiten: Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3 y A5, y M365 Business, Business Premium y Business Essentials. Las necesitan tanto el organizador como quien graba, y el administrador tiene que habilitar la grabación.
Con la cuenta gratuita de Teams
La ayuda de Teams gratuito (la versión para uso personal) describe subtítulos en directo, que solo ve quien los activa, pero no una transcripción que se pueda descargar. Grabar exige ser suscriptor de Microsoft 365 Personal, Familia o Premium. Esa grabación queda en la nube durante 30 días y después caduca, así que conviene descargarla antes si quieres transcribirla.
Qué añaden Teams Premium y Copilot
Teams Premium es una licencia de complemento, y el resumen inteligente está disponible con ella o con una licencia de Microsoft Copilot. Su Resumen de IA genera notas y tareas de seguimiento a partir de la transcripción, siempre que la reunión se haya transcrito en un idioma admitido (el español lo es) y haya durado al menos cinco minutos. Microsoft avisa de que ese contenido puede ser inexacto o incompleto, así que no sustituye a leer la transcripción. Con estas licencias, el organizador también puede decidir al programar la reunión quién puede grabar y transcribir: organizadores y coorganizadores, también los moderadores, o nadie.
Cómo transcribir la grabación MP4 de Teams en tu equipo
La grabación de una reunión de Teams es un archivo .mp4 que se puede descargar y transcribir con otro programa. Si la reunión no es de un canal, se guarda en la carpeta Grabaciones del OneDrive del organizador; si es de un canal, en el sitio de SharePoint del canal, en su pestaña de archivos. Aparece en el chat de la reunión o, si es de un canal, en la conversación del canal. Para descargarla:
- En el chat de la reunión o en el canal, abre la pestaña Compartido.
- Busca la grabación y selecciónala.
- Elige Más opciones y después Descargar.
Las páginas de ayuda de Microsoft no coinciden del todo en quién puede hacerlo: una dice que solo el organizador y otra que, por defecto, el organizador y los coorganizadores. Si no eres ninguno de los dos, pide el archivo a quien organizó la reunión. Ten en cuenta también que las grabaciones caducan en el plazo que fije el administrador; al caducar pasan a la papelera de reciclaje, y su propietario tiene 90 días para recuperarlas.
Con el MP4 en tu equipo tienes tres opciones:
- La función Transcribir de Word, que admite archivos .mp4 y cuenta como audio cargado. Según la ayuda de Microsoft, solo está en Word para Microsoft 365 en Windows con una cuenta de empresa, con hasta 300 minutos al mes. Los pasos están en cómo pasar un audio a texto en Word.
- Un servicio de transcripción en línea, al que subes el archivo. Comparamos los más usados, y dónde acaba la grabación en cada uno, en transcribir audio a texto en un despacho.
- Una aplicación que transcribe en tu equipo, sin subir el archivo a ningún servidor.
La pestaña Juicios de ablalo es de este tercer tipo: transcribe en tu propio equipo el MP4 que descargas de Teams, sin subir el archivo. Separa a los intervinientes y permite ponerles nombre, sincroniza el texto con el vídeo, guarda apuntes (importante, contradicción, favorable, revisar) con el segundo exacto, busca y corrige en toda la transcripción y exporta a Word la transcripción con minutaje o solo los apuntes. En Windows también graba reuniones: el micrófono y el sonido del equipo.
Por qué no puedes transcribir una reunión de Teams
No puedes transcribir una reunión de Teams cuando tu cuenta, tu papel en la reunión o una directiva lo impiden. Las causas que recoge la ayuda de Microsoft:
- La directiva lo impide. El administrador puede desactivar la transcripción, y basta con que la tenga desactivada el organizador o quien intenta iniciarla.
- No eres de la organización. Las personas de otra organización y los participantes anónimos no pueden iniciarla.
- El organizador lo ha limitado. Con Teams Premium o Copilot, puede reservar la grabación y la transcripción a organizadores y coorganizadores, o a nadie.
- Copilot está desactivado en la reunión. Cuando el organizador lo desactiva, también se desactivan la grabación y la transcripción.
- Estás en el teléfono. Mientras dura la reunión, la transcripción en directo solo se ve en Teams para escritorio; en la aplicación del teléfono se lee cuando termina.
Aunque funcione, una transcripción automática falla sobre todo con voces que se pisan, nombres propios y términos técnicos. Revisa siempre el texto con la grabación al lado antes de citar una frase de la reunión.
En resumen
Teams transcribe una reunión si la directiva de la organización lo permite: se inicia desde Más acciones, con Transcribir o al grabar, y hay que confirmar el idioma hablado, con español (España) y español (México) en la lista. Al terminar, la transcripción queda en el OneDrive del organizador y se descarga en .docx o .vtt desde Resumen, por defecto solo por el organizador y los coorganizadores. Si no puedes usarla, la grabación de Teams es un MP4 que se puede transcribir con Word, con un servicio en línea o con una aplicación que trabaja en tu equipo.
Fuentes: Microsoft, Iniciar, detener y descargar transcripciones en directo en reuniones de Microsoft Teams, Iniciar, detener y buscar grabaciones de reuniones en Microsoft Teams, Reproduzca, comparta y descargue grabaciones de reuniones en Microsoft Teams, Resumen en Microsoft Teams, Administrar grabaciones de reuniones y llamadas en Microsoft Teams gratuito, Subtítulos en directo en Microsoft Teams gratuito, Administradores: administren la transcripción y los subtítulos de las reuniones de Teams y Transcribir las grabaciones (Word). Consultadas el 22 de octubre de 2026.
Preguntas frecuentes
¿Se puede transcribir una reunión de Teams?
Sí, si la directiva de tu organización lo permite. Durante la reunión, selecciona Más acciones y Transcribir, o graba, que activa la transcripción a la vez. Al terminar, el organizador la descarga en .docx o .vtt desde Resumen en el chat de la reunión.
¿Se puede transcribir una reunión de Teams gratis?
Con Teams gratuito, la ayuda de Microsoft describe subtítulos en directo que solo ve quien los activa, no una transcripción descargable, y grabar exige una suscripción a Microsoft 365 Personal, Familia o Premium. Si tienes la grabación, puedes transcribir el archivo con otro programa.
¿Dónde se guarda la transcripción de una reunión de Teams?
En el OneDrive del organizador, junto a la grabación si la reunión se grabó. Se consulta desde el chat de la reunión, en la pestaña Resumen, hasta que el organizador la elimina.
¿Teams transcribe en español?
Sí. Entre los idiomas hablados de la transcripción están español (España) y español (México). Se elige al iniciar la transcripción y se puede cambiar después en el panel de la transcripción.
¿Quién puede descargar la transcripción de Teams?
Por defecto, el organizador y los coorganizadores, en .docx o .vtt. El resto de la organización puede verla, pero solo la descarga si el organizador o el administrador lo permiten.
¿Se puede ver la transcripción de Teams en el teléfono?
Sí, cuando la reunión termina: en el chat de la reunión, toca Transcripción. Mientras dura la reunión, la transcripción en directo solo se ve en Teams para escritorio.