«¿Puedo grabar esta reunión?» tiene tres respuestas que se superponen. Grabar una conversación en la que participas no vulnera por sí solo el secreto de las comunicaciones. Pero si lo hace una empresa o un despacho, entra la protección de datos, que obliga a informar. Y si quien graba es un abogado, su código deontológico exige algo más: advertirlo y contar con la conformidad de todos.
Grabar una conversación en la que participas
La referencia es la sentencia del Tribunal Constitucional 114/1984, de 29 de noviembre. Dijo que el secreto de las comunicaciones del artículo 18.3 de la Constitución protege la comunicación frente a terceros ajenos a ella, y que no hay secreto para la persona a la que la comunicación se dirige. Por eso quien graba una conversación propia no vulnera, por ese solo hecho, el secreto de las comunicaciones; quien graba una conversación de otros, sí. El posible problema, añadía el Tribunal, está en la difusión de lo grabado, que puede afectar a la intimidad del artículo 18.1.
El Tribunal Supremo ha mantenido esa doctrina. La STS 652/2016, de 15 de julio, la resumió así: la grabación hecha por un interlocutor no vulnera el secreto de las comunicaciones, y tampoco la intimidad salvo que afecte a su núcleo más íntimo. Distingue además el caso de quien graba desde una posición de autoridad para obtener una confesión con engaño. La STS 205/2022, de 8 de marzo, volvió a confirmar que grabar una conversación propia sin el consentimiento de los demás no vulnera derechos fundamentales.
Lo que sí es delito es grabar conversaciones ajenas: el artículo 197.1 del Código Penal castiga a quien, para descubrir secretos o vulnerar la intimidad de otro y sin su consentimiento, utilice aparatos de escucha o grabación, con penas más altas si además lo difunde (197.3). Y el 197.7 castiga difundir sin autorización grabaciones hechas con consentimiento en un ámbito privado cuando eso menoscabe gravemente la intimidad. Que una grabación sea lícita no significa que se pueda difundir libremente.
Si graba una empresa o un despacho, entra el RGPD
El Reglamento General de Protección de Datos no se aplica a las actividades exclusivamente personales o domésticas, pero sí a lo que hace una empresa o un despacho. La voz es un dato personal, así que grabar una reunión de trabajo es un tratamiento y arrastra sus obligaciones:
- Informar antes (artículo 13 del RGPD): quién es el responsable, para qué se graba y con qué base jurídica, a quién se comunica, cuánto tiempo se conserva y qué derechos tienen los asistentes. La LOPDGDD permite hacerlo por capas: lo básico en el momento y un enlace al resto (artículo 11).
- Grabar solo lo necesario y guardarlo solo el tiempo necesario para esa finalidad (artículo 5).
- No usarlo para otra cosa sin haberlo informado antes.
La Agencia Española de Protección de Datos no tiene una guía específica sobre grabar reuniones, pero sí criterios claros en su blog y en sus resoluciones. Recomienda no grabar si no es necesario, informar de cuándo empieza y acaba la grabación, mantener un indicador visible durante la sesión y fijar cuánto se conservan la voz y la transcripción. Y en sus procedimientos sancionadores ha dicho que el piloto rojo de grabación de Zoom no basta como información (PS/00368/2021), que un aviso del tipo «al unirse, da su consentimiento para que se grabe» no es un consentimiento válido (PS/00342/2023) y que el aviso de grabación no cubre publicar después el vídeo para otra finalidad (PS/00033/2023).
Si eres abogado, hace falta advertirlo y que todos estén de acuerdo
Aquí está la diferencia que más se olvida. El Código Deontológico de la Abogacía Española, de 2019, dice en su artículo 5.4 que las conversaciones con clientes o con contrarios en las que intervengan abogados, sean presenciales, telefónicas o telemáticas, no pueden grabarse sin advertencia previa y conformidad de todos los participantes, y que en todo caso quedan amparadas por el secreto profesional. El Estatuto General de la Abogacía (Real Decreto 135/2021, artículo 22.3) recoge la misma regla y añade que también quedan cubiertas por el secreto las grabaciones que haga un cliente, sin saberlo su abogado, de conversaciones en las que intervenga el abogado contrario.
Es decir: aunque el Constitucional y el Supremo consideren lícito grabar una conversación propia, a un abogado no le basta. Antes de grabar una reunión con un cliente o con la otra parte, tiene que avisarlo y tener la conformidad de todos. Y la Ley Orgánica 5/2024, del Derecho de Defensa, refuerza la confidencialidad de todas las comunicaciones entre abogado y cliente (artículo 16).
Qué hacen Teams, Zoom y Meet
Las tres plataformas avisan cuando se graba, pero guardan la grabación y la transcripción en su nube.
Microsoft Teams
- Para grabar, el organizador necesita una licencia de empresa compatible y que el administrador lo tenga habilitado. Los invitados de otras organizaciones no pueden grabar.
- Todos los asistentes ven un aviso cuando empieza la grabación, y el administrador puede activar una opción para que cada participante tenga que aceptar antes de hablar o enseñar la cámara.
- La grabación y la transcripción se guardan en el OneDrive del organizador (o en SharePoint en las reuniones de canal) y por defecto caducan a los 120 días.
- La transcripción la inicia el organizador, admite español de España y se descarga en Word.
Zoom
- La grabación en la nube es de los planes de pago; la grabación local en el ordenador está también en la cuenta gratuita, con la aplicación de escritorio.
- Al empezar a grabar, Zoom pide a los participantes que acepten o salgan de la reunión.
- La transcripción de audio de las grabaciones en la nube, según su ayuda oficial, solo está en inglés. En español hay subtítulos automáticos y resumen con su asistente de IA en los planes que lo incluyen.
Google Meet
- Grabar y transcribir depende de la edición de Google Workspace. La transcripción admite español.
- Todos ven un aviso al empezar a grabar o transcribir, y el administrador puede exigir consentimiento explícito.
- La grabación y la transcripción se guardan en el Drive del organizador.
Cómo grabar una reunión de despacho sin problemas
- Pregúntate si hace falta grabarla. A veces basta con un buen resumen.
- Avisa al principio, de viva voz y no solo con el piloto de la plataforma: quién graba, para qué y cuánto tiempo se guardará.
- Si eres abogado, consigue la conformidad de todos antes de empezar, y deja constancia de ella.
- Guarda la grabación con el expediente y bórrala cuando ya no la necesites. Lo mismo con la transcripción.
- No la difundas ni la uses para otra finalidad distinta de la que informaste.
- Mira dónde acaba. Si la plataforma la guarda en su nube, ese proveedor es parte del tratamiento. Transcribir en tu propio equipo reduce los sitios donde está la información del cliente.
Transcribir la reunión sin subirla a ninguna nube
La pestaña Juicios de ablalo graba y transcribe reuniones en tu ordenador. En Windows graba tu micrófono y el sonido del equipo, así que recoge también la videollamada, sea de Teams, Zoom o Meet. Antes de la primera grabación te recuerda que avises a los demás. La transcripción se hace en tu equipo, separa a quien habla y se exporta a Word, sin que la grabación salga del despacho.
Este artículo resume la normativa y la jurisprudencia citadas con fines informativos. Cada caso tiene sus matices, sobre todo si la grabación se va a aportar como prueba.
Fuentes: STC 114/1984; SSTS 652/2016 y 205/2022; Código Penal, art. 197; RGPD; LOPDGDD; AEPD, privacidad en reuniones en línea, transcripción de voz con IA y resoluciones PS/00368/2021, PS/00342/2023 y PS/00033/2023; Código Deontológico de la Abogacía Española, art. 5; Estatuto General de la Abogacía, art. 22; Ley Orgánica 5/2024, del Derecho de Defensa, art. 16; ayuda oficial de Microsoft Teams, Zoom y Google Meet. Consultadas el 9 de octubre de 2026.
Preguntas frecuentes
¿Es legal grabar una reunión sin avisar a los demás?
Según la doctrina del Tribunal Constitucional (STC 114/1984), grabar una conversación en la que participas no vulnera por sí solo el secreto de las comunicaciones. Pero si graba una empresa o un despacho, el RGPD obliga a informar a los asistentes, y la AEPD ha dicho que el piloto de grabación de la plataforma no basta. Grabar conversaciones ajenas sí puede ser delito (artículo 197 del Código Penal).
¿Puede un abogado grabar una conversación con su cliente?
Solo con advertencia previa y la conformidad de todos los participantes. Lo exige el artículo 5.4 del Código Deontológico de la Abogacía Española para las conversaciones con clientes o contrarios en las que intervengan abogados, y lo recoge también el artículo 22.3 del Estatuto General de la Abogacía.
¿Teams avisa cuando se graba una reunión?
Sí. Todos los asistentes ven un aviso cuando empieza la grabación, y el administrador puede activar una opción para que cada participante tenga que aceptar antes de usar el micrófono o la cámara.
¿Dónde se guarda la transcripción de una reunión de Teams o de Meet?
En Teams, en el OneDrive del organizador (o en SharePoint en las reuniones de canal), con una caducidad por defecto de 120 días. En Google Meet, en el Drive del organizador.
¿Zoom transcribe las reuniones en español?
La transcripción de audio de las grabaciones en la nube de Zoom, según su ayuda oficial, solo está disponible en inglés. En español ofrece subtítulos automáticos y resumen con su asistente de IA en los planes que lo incluyen.
¿Se puede transcribir una reunión sin subirla a la nube?
Sí, transcribiéndola en tu propio ordenador. La pestaña Juicios de ablalo graba la reunión en Windows (micrófono y sonido del equipo), la transcribe en tu equipo, separa a quien habla y la exporta a Word, sin que la grabación salga del despacho.